Richtlinie über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen, Werke und Stiftungen (Aufbewahrungs- und Kassationsrichtlinie)

1 Die Richtlinie für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen gilt für alle kirchlichen Körperschaften, Einrichtungen, Werke und Stiftungen der EKD, die Unterlagen in Registraturen, Altregistraturen oder Archiven verwalten. 2 Sie gilt entsprechend für den Bereich des Evangelischen Werkes für Diakonie und Entwicklung und für sonstige selbstständige kirchliche Einrichtungen, Werke, Stiftungen und Vereine, soweit die zuständigen Organe die Übernahme beschlossen haben. 3 Sie erstreckt sich auf analoge und elektronische Unterlagen, unabhängig von ihrer Aufzeichnungs- und Speicherungsform. 4 Unbeschadet der in dieser Richtlinie aufgestellten Fristen sind gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen zu beachten.

( 1 ) Grundsätzlich werden nur solche Unterlagen aufbewahrt, die im eigenen Amtsbereich erwachsen und zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt werden.

( 2 ) 1 Unterlagen sind geordnet und in geeigneter Weise aufzubewahren. 2 Die Ordnung erfolgt nach dem jeweils geltenden Aktenplan oder in Absprache mit dem zuständigen Archiv nach archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen.

( 1 ) In der Registratur werden nur Unterlagen aufbewahrt, die der Erfüllung der aktuellen Aufgaben der Verwaltung dienen und deshalb in ständigem Zugriff bleiben müssen.

( 2 ) In der Altregistratur werden die Unterlagen aufbewahrt, die nicht mehr laufend benötigt werden, aber noch befristet aufbewahrt werden müssen.

( 3 ) 1 Im Archiv werden archivwürdige Unterlagen aufbewahrt, die von der Verwaltung nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. 2 Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereichs wahrnehmen.

( 1 ) Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie Leben und Wirken der eigenen Körperschaft dokumentieren, der Rechtssicherung dienen, einen besonderen historischen Wert haben oder für die wissenschaftliche oder heimatgeschichtliche Forschung Bedeutung haben; andere Gesichtspunkte, zum Beispiel künstlerische, können berücksichtigt werden.

( 2 ) Archivwürdige Unterlagen sind dauernd aufzubewahren.

( 1 ) 1 Rechtzeitiges Aussondern der nicht mehr benötigten Unterlagen erhält Wert und Funktionsfähigkeit der Registratur. 2 Das Aussondern erfolgt nach dem dieser Richtlinie beigefügten Aufbewahrungs- und Kassationsplan, in dem festgelegt ist, welche Unterlagen dauernd oder befristet aufbewahrt werden. 3 In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des zuständigen Archivs einzuholen.

( 2 ) Unterlagen, die in die Altregistratur oder in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.

( 3 ) – aufgehoben –

( 1 ) 1 Nicht archivwürdige Unterlagen sollen in regelmäßigen Abständen vernichtet (kassiert) werden. 2 Dabei verfahren die kirchlichen Körperschaften, Einrichtungen, Werke und Stiftungen nach dem für sie geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan.

( 2 ) Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen nicht ohne die Genehmigung des zuständigen Archivs vernichtet (kassiert) werden.

( 3 ) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, von wem welche Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind.

( 4 ) 1 Die Bestimmungen zur Aussonderung und Kassation gelten auch für elektronische Unterlagen. 2 Bei diesen sind mehrere Versionen, Formate und Speicherorte zu berücksichtigen.

( 1 ) Nicht archivwürdige Unterlagen dürfen nicht in den Handel gebracht oder veräußert werden.

( 2 ) Bei der Vernichtung (Kassation) durch Dritte muss durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein, dass die Unterlagen nicht missbräuchlich verwendet werden.

( 3 ) Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung (Kassation) vor dem Zugriff Dritter zu sichern.

( 4 ) 1 Ist eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich, tritt gemäß § 21 Absatz 4 in Verbindung mit § 22 des EKD-Datenschutzgesetzes an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung. 2 Die Anbietungspflicht gemäß den geltenden Archivgesetzen bleibt davon unberührt.

Diese Richtlinie tritt am 1. April 2014 in Kraft. Zugleich tritt die Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen und Werke vom 16. September 1988 außer Kraft.

1 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan dient dazu, die in den Registraturen erwachsenen amtlichen Unterlagen auf das notwendige Maß zu beschränken und nicht mehr benötigte Unterlagen frühzeitig auszusondern. 2 Die ausgesonderten Unterlagen sind nach ihrem Wert auf Dauer zu archivieren oder nach Ablauf von festgelegten Aufbewahrungsfristen zu vernichten (Kassation).

3 Unterlagen sind Akten, Kirchenbücher und andere Amtsbücher, Urkunden, Handschriften und andere Schriftstücke, Dateien, amtliche Druckschriften, Pläne, Karten, Plakate, Siegel, Petschafte, Bild-, Film- und Tondokumente sowie sonstige, auch auf maschinenlesbaren Informations- und Datenträgern gespeicherte Dokumente. 4 Unterlagen sind auch die zur Auswertung, Sicherung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel und Programme.

5 Was bedeutet es, wenn nach § 2 auch elektronische Unterlagen geordnet und in geeigneter Weise aufbewahrt werden? 6 Die Unterlagen werden in einem unkomprimierten Standardformat in einem dokumentierten Ablagesystem nach dem Akten- und Registraturplan geordnet abgespeichert. 7 Die Dateien werden möglichst in Langzeitspeicherformaten auf einem eigenen Server abgelegt.

8 Die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Unterlagen getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner usw. angelegten Akteneinheiten. 9 Das setzt eine saubere Aktenbildung nach Sachaktenplan voraus.

10 Die im folgenden Plan genannten Betreffe und Unterlagenformen sind nur als Erläuterung zu verstehen. 11 Keineswegs ist daran gedacht, die Akten Blatt für Blatt darauf durchzusehen, welche Unterlagen erhalten und welche kassiert werden sollen. 12 Diese Entscheidung soll vielmehr für den jeweiligen Aktenband insgesamt getroffen werden. 13 Enthält ein Aktenband Vorgänge von sehr unterschiedlichem Erhaltungswert, wird die Entscheidung nach dem überwiegenden Inhalt getroffen, d.h. nach quantitativer Schätzung.

14 Ohne die Einwilligung des zuständigen Archivs dürfen nur die unter den Buchstaben C-F genannten Unterlagen vernichtet werden, sofern sie erst nach 1950 entstanden und die genannten Vorbedingungen erfüllt sind. 15 Das Kassationsprotokoll gemäß § 6 Absatz 3 ist dem zuständigen Archiv unverzüglich zu übermitteln.

16 Alle Unterlagenarten, die im folgenden Plan nicht genannt sind, müssen, selbst wenn ihnen kein Erhaltungswert zuzukommen scheint, vorerst aufbewahrt werden; denn die fachliche Entscheidung über deren Archivierung oder Kassation trifft das zuständige Archiv. 17 Ebenso sollte in Zweifelsfällen und bei begründeten Ausnahmen nicht ohne Zustimmung des zuständigen Archivs kassiert werden.

18 Neben den eigentlichen Unterlagen in den Registraturen werden zuweilen auch historische Nachrichten über die eigene kirchliche Körperschaft gesammelt. 19 Dieses Sammlungsgut (z.B. Zeitungsausschnitte, Abschriften von historischen Quellen oder historische Darstellungen, aber auch Bild-, Film- und Tondokumente von kirchlichen Ereignissen oder von Gebäuden, Kunstwerken und Denkmälern) darf ebenfalls nicht ohne Zustimmung des zuständigen Archivs kassiert werden.

20 Die in der Anlage unter den Buchstaben B-E genannten Fristen beginnen jeweils mit dem Schließen der Akten bzw. der Beendigung des Vorgangs zu laufen.

21 Der Geltungsbereich dieses Aufbewahrungs- und Kassationsplans ist durch Verordnungen der Landeskirchen zu regeln. 22 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan bezieht sich immer auf die Unterlagen der eigenen Einrichtung. 23 Ausschlaggebend für die Entscheidung über die dauernde Aufbewahrung ist die Dokumentation der eigenen Arbeit der jeweiligen Körperschaft. 24 Andere kirchliche Dienststellen und Einrichtungen können den Aufbewahrungs- und Kassationsplan in Absprache mit dem für sie zuständigen Archiv entsprechend anwenden.

25 Akten und Aktengruppen, die dauernd aufzubewahren sind, werden entsprechend der Reihenfolge des Akten- bzw. Registraturplans aufgeführt.

Am ............... wurden die nachfolgend aufgeführten Unterlagen der/des ............... (Kirchengemeinde usw.) aus der Registratur/Altregistratur ausgesondert und unter Berücksichtigung der im Aufbewahrungs- und Kassationsplan genannten Fristen und Vorbedingungen vernichtet.

Die Vernichtung erfolgte durch die Firma ..............., die sich in einem schriftlichen Vertrag zur unverzüglichen Vernichtung verpflichtet hat.

Kassierte Unterlagen: