Glossar zum
Archivgesetz und archivische Aufgaben

Archive dokumentieren und bewahren Entscheidungen, Handlungen und Erinnerungen. Sie stellen ein einzigartiges, unersetzliches kulturelles Erbe dar, das von Generation zu Generation weitergegeben wird. Archive sichern und unterstützen das individuelle und kollektive Gedächtnis und sind unverzichtbar für eine demokratische gesellschaftliche Entwicklung.

Evangelische Archive sind Einrichtungen kirchlicher Körperschaften und Werke. Sie verstehen sich als öffentliche Archive ("sui generis"). Im Bereich der evangelischen Kirche gibt es Zentral- oder Landeskirchliche Archive, Pfarrarchive, Diakoniearchive und Missionsarchive.

Die Archive haben die Aufgabe, in Mitverantwortung für das kulturelle Erbe und im Bewusstsein der rechtlichen, wissenschaftlichen, geschichtlichen und künstlerischen Werte archivwürdige Unterlagen zu übernehmen, auf Dauer aufzubewahren, zu sichern, zu erschließen und nutzbar zu machen.

Unterlagen, die die Entscheidungen und Entscheidungsprozesse einer Behörde dokumentieren, sind aktenrelevant. Die aktenrelevanten Vorgänge werden unter einem Aktenzeichen aus dem Aktenplan zu einer Akte zusammengefasst. Erfolgt die Aktenführung auf Papierbasis, so müssen aktenwürdiger E-Mail-Verkehr bzw. elektronisch vorliegende Dokumente ausgedruckt werden. Über Telefongespräche ist ggf. ein Aktenvermerk zu fertigen.

Erfolgt die Aktenführung rein elektronisch, so müssen alle aktenrelevanten Vorgänge mittels eines Dokumentenmanagement-Systems nach Aktenzeichen abgelegt werden. Alle Papiereingänge müssen eingescannt werden.

Nicht aktenwürdig sind Informationen, die keinerlei Bearbeitungs-, Rückgriffs- oder Erinnerungswert aufweisen. Dazu gehören auch Arbeitskopien oder Mehrfachausfertigungen. Um Akten nicht unnötig aufzublähen, sind aktenunwürdige Unterlagen nach Kenntnisnahme des zuständigen Sachbearbeiters als Weglege- oder Papierkorbsache zu verfügen.

Ein Aktenplan regelt die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Ziel des Aktenplans ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes. Der ideale Aktenplan spiegelt alle Aufgaben einer Behörde wieder und ist hierarchisch gegliedert. Er ermöglicht auch über längere Zeit ein sicheres Wiederfinden. Gilt ein Aktenplan ausschließlich für eine Organisationseinheit einer Behörde, wird er als Teilaktenplan bezeichnet. Gilt der Aktenplan für die gesamte Behörde, spricht man vom Gesamtaktenplan. Ein Einheitsaktenplan wird in mehreren Behörden angewandt.

Ein Aktenplan ist kein Aktenverzeichnis, welches alle tatsächlich angelegten Akten einer Behörde aufführt. Der Aktenplan ist ein praxisbezogenes Ordnungsinstrument, das aus der Praxis der Bearbeitung für die Bearbeitung entwickelt worden ist. Er richtet sich immer nach den Aufgaben einer Behörde.

Die Schriftgutverwaltung betrachtet eine Akte in ihrem gesamten Lebenszyklus – von der Anlegung der Akte bis zu ihrer dauerhaften Aufbewahrung bzw. Vernichtung. Daraus ergeben sich folgende Aufgabengebiete für die Schriftgutverwaltung:

1. Registrierung und Weiterleitung der Posteingänge mit Eingangsstempel und Aktenzeichen an die Sachbearbeitung.

2. Zusammenfassung der Einzelvorgänge zu Akten, i.d.R. auf der Grundlage eines Aktenplans.

3. Rechtzeitige Bereitstellung der benötigten Unterlagen für die Sachbearbeitung, darunter auch das Wiedervorlegen von Akten nach Termin.

4. Aussonderung des Schriftguts, insbesondere durch Überführung von geschlossenen Aktenbänden aus der laufenden Schriftgutverwaltung in die Altregistratur. Von dort aus ist das nächste und spätere Ziel – spätestens 30 Jahre nach Schließung einer Akte – das zuständige Archiv, welches die Auswahl über das dauerhaft zu archivierende Schriftgut trifft.

Mit der gesetzlich festgeschriebenen Anbietungspflicht für archivreife Unterlagen, auch bei solchen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften und/oder Löschungsgeboten unterliegen, ist die Entscheidung über ihre Aufbewahrung oder Vernichtung von den Schriftgutproduzenten an die zuständigen Archive übertragen worden. Sie kann durch frühzeitige Festlegung der Archivwürdigkeit (z.B. in Bewertungsmodellen, Aufbewahrungs- und Kassationsvorschriften) und durch Regelung von Anbietungsfristen eingegrenzt werden.

Bei automatisierten Anbietungsverfahren maschinenlesbarer Daten sind Art und Umfang vorab festzulegen. Werden anbietungspflichtige Stellen aufgelöst, sind alle nicht von anderen Stellen benötigten Unterlagen dem zuständigen Archiv anzubieten.

Nicht anbietungspflichtige Stellen und Personen können ihr archivreifes Schriftgut ebenfalls einem Archiv anbieten. Bei Übernahme unterliegt es den dort geltenden Aufbewahrung- und Nutzungsvorschriften, sofern nicht vertraglich anderes vereinbart wurde.

Begriff für den Zustand des Registraturgutes, das von der aktenführenden Stelle im laufenden Betrieb nicht mehr benötigt wird und das keiner rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist mehr unterliegt. Mittels einer empfohlenen oder vorgeschriebenen pauschalen Frist (z.B. 30 Jahre nach letztem Eintrag) kann den abgebenden Stellen eine Orientierungshilfe für das späteste Erreichen der Archivreife und somit dem Eintritt einer Anbietungspflicht an das zuständige Archiv gegeben werden.

Auch in DMS-Systemen ist der Eintritt der Archivreife durch die vorab erfolgte Hinterlegung eines geeigneten Merkmals (z.B. Zeitspanne, Datum, u.a.) kenntlich zu machen, um ggf. ein automatisiertes Anbietungs- und Archivierungsverfahren in Gang zu setzen. Auch bei Unterlagen, die außerhalb der Registratur (z.B. Baupläne, Karten, Bilder) geführt werden, ist von Archivreife zu sprechen, sobald diese nicht mehr für die Erledigung der damit verbundenen Aufgaben benötigt werden.

Komplexe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten über die herkömmliche Schriftgutverwaltung (siehe dort) hinaus weitere Funktionen an. Bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung laufen alle Arbeitsschritte und Beteiligungen innerhalb des Systems ab (Workflow). Wenn alle Dokumente und Prozesse elektronisch zur Verfügung stehen, alle Kommunikationselemente (also auch E-Mails) innerhalb des Systems zusammengefasst sind und alle Vorgänge von dort angestoßen und bearbeitet werden können, ermöglicht dies einen Geschäftsgang ohne Medienbrüche und die Führung vollständiger elektronischer Akten. Authentizität der Dokumente und die Rechtmäßigkeit von Entscheidungen können über die Metadaten verifiziert werden.

Ein differenziertes Rechtesystem gibt allen Berechtigten Zugang zu den im System vorhandenen Informationen und stellt gleichzeitig sicher, dass Unberechtigte keinen Zugriff haben. Der Einsatz eines DMS bedarf neben der Schaffung der rechtlichen Voraussetzungen (E-Governmentgesetz, betriebliche DMS-Vereinbarungen, Festlegen des Anwendungsbereichs etc.) eines geeigneten Konzepts der Datensicherung und der Bereitstellung der Daten.

Eine sinnvolle Erschließung ist die Voraussetzung für die Benutzbarkeit von Archivgut. Diese Aufbereitung und Nutzbarmachung der im Archivgut enthaltenen Informationen erfolgt durch Ordnen und Verzeichnen nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen. Ergebnis der Erschließung ist ein nutzbarer Bestand.

Die Erschließung vollzieht sich in Stufen:

1. Bestandsbildung,
2. Zuordnung des Bestands zur Archivtektonik,
3. Bewertung der Archivalieneinheiten,
4. Fachgerechte Verpackung der Materialien,
5. Verzeichnung der Unterlagen nach deren Inhalt in Findmitteln.

Oberster Grundsatz der archivischen Erschließung ist die Beibehaltung der Entstehungszusammenhänge, da sie von großer Bedeutung für die Interpretation der Unterlagen sind.

Überlieferungsbildung geschieht durch die Bewertung von Unterlagen, die dem Archiv angeboten werden. Im Zuge der Bewertung wird entschieden, welche Unterlagen archivwürdig und damit dauerhaft zu erhalten und für die Benutzung zur Verfügung zu stellen sind, und welche Unterlagen vernichtet („kassiert“) werden sollen. Die Bewertungsentscheidung kann sich auf einzelne Akten, aber auch auf ganze Ablieferungen oder komplette Bestände beziehen. Mehrfachüberlieferungen sollen ebenso vermieden werden wie Überlieferungslücken.

Ziel der Überlieferungsbildung ist es, so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig zu bewahren, um ein möglichst umfassendes Bild der jeweiligen Gegenwart zu ermöglichen und die Zusammenhänge zu verstehen. Durch Verdichtung und Strukturierung der Überlieferung in der Unterscheidung von Wesentlichem und Unwesentlichem wird es möglich, die Unterlagen sinnvoll zu benutzen und auszuwerten. Um Zufälligkeiten oder willkürlichen Entscheidungen des Archivars vorzubeugen und Transparenz bei der Überlieferungsbildung zu schaffen, wurden Bewertungsmodelle (z.B. vertikal-horizontales Bewertungsmodell, Erstellen eines Dokumentationsprofils, Überlieferung im Verbund) entwickelt, die die Entstehungszusammenhänge und den Informationsgehalt der Unterlagen zugrunde legen.

Kassation erfolgt nach Abschluss der Bewertung (siehe dort). Sie ist die notwendige Aussonderung und Vernichtung von nicht archivwürdigen Unterlagen (siehe dort). Kassation unterliegt der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Kassationsordnung) und muss schriftlich dokumentiert werden (Kassationsprotokoll). Kassation erstreckt sich auf alle Formen der Unterlagen, sei es analog, digital oder ein anderes Medium. Eine Kassation soll durch archivisch geschultes Fachpersonal erfolgen. Kassationsgut darf nicht an Dritte gegeben oder veräußert werden.

Fachgerechte Verzeichnung ist die entscheidende Voraussetzung für die Auswertung (siehe dort) von Archivgut. Sie ist ein Teilschritt innerhalb der Erschließung (siehe dort) und unterliegt speziellen fachlichen Regeln, die sicherstellen, dass Informationen über Tatsachen, Ereignisse, Prozesse, Personen etc. in einem Findmittel (siehe dort) festgehalten werden. Es gibt einfache, erweiterte und Gruppenverzeichnung. Die wichtigsten Angaben der Verzeichnung bestehen in Bestandsbezeichnung/Provenienz, Aktensignatur, Aktentitel und Datierung. Bei erweiterter Verzeichnung wird ein Enthält- Vermerk hinzugefügt. Weitere Verzeichnungsangaben wie z.B. Lagerungssignatur, Verweise, Sperrvermerke, Angaben zum Erhaltungszustand etc. sind bei Bedarf möglich.

Die Bestandserhaltung dient dem Auftrag der Archive, das Archivgut zu verwahren, zu sichern und zu erhalten. Sie beginnt mit der Planung, die auf der Ermittlung der eingetretenen Schäden, der Schadensfaktoren und Schadensrisiken basiert. Aus der Planung werden aufeinander aufbauende und untereinander abgestimmte Maßnahmen entwickelt.

Konservierung und Restaurierung sind Verfahren der bestandserhaltenden Sicherung von Archivalien. Die Konservierung umfasst die richtige Lagerung, Verpackung und schonende Benutzung. Hierzu zählt auch die Erstellung von Schutz- und Sicherungsmedien. Schutzmedien (Filme, Digitalisate etc.) werden anstelle der Originale in die Benutzung gegeben. Ihr Einsatz sorgt dafür, dass sich der Erhaltungszustand der Originale nicht weiter verschlechtert. Die Erstellung von Sicherungsmedien (in der Regel Sicherungsfilmen) dient dem Erhalt der Information bei einem möglichen Verlust des Originals. Bei der Restaurierung werden bereits eingetretene Schäden ausgebessert.

Archivgut ist Eigentum der Verwaltung, in der die Unterlagen entstanden sind. Durch die Abgabe von Registraturgut an das Archiv ändern sich die Eigentumsverhältnisse nicht. Die kirchlichen Archive übernehmen und verwahren das Archivgut nach den Bestimmungen der kirchlichen Archivgesetze. Archivgut darf nicht veräußert oder vernichtet werden (vgl. aber „Kassation“), und es ist unter Beachtung besonderer Sicherungsvorschriften dauerhaft zu verwahren.

Zusätzlich können Kirchenarchive auch treuhänderisch übergebene, überlassene oder deponierte Unterlagen von anderen kirchlichen Körperschaften (z.B. Kirchengemeinden, Kirchenkreise), Privatpersonen, Vereinen oder Anstalten übernehmen und archivieren. Die Bedingungen der Überlassung und die Form der Archivierung sind vertraglich zu regeln (z.B. durch Archivierungs- oder Depositalverträge), insbesondere, um in das private Eigentumsrecht eingreifende Maßnahmen (z.B. Kassation) zu ermöglichen, die Benutzung durch Dritte zu regeln und das Eigentum und die Nutzungsrechte an den Unterlagen ggf. an das Archiv zu übertragen.

Die Ausbildung zu den unterschiedlichen Laufbahnen des Archivdienstes erfolgt in Deutschland entweder als verwaltungsinterne Ausbildung bei den staatlichen Archiven oder im Rahmen eines Studiums an der Fachhochschule Potsdam. Auch die kirchlichen Archive fungieren in Einzelfällen als Ausbildungsträger. Für Auszubildende und Studierende bieten kirchliche Archive die Möglichkeit eines Fachpraktikums an. Außerdem führen die Kirchenarchive regelmäßig Kirchenarchivtage und thematisch ausgerichtete Fortbildungsveranstaltungen durch. Eine koordinierende und unterstützende Funktion hat dabei der Verband kirchlicher Archive.

Die landeskirchlichen Archive beteiligen sich zudem an der Ausbildung zum Pfarramt und vermitteln dabei Kenntnisse über Schriftgutverwaltung und Archivierung. Sie organisieren auch Fortbildungen für Gemeindemitarbeiter.

Die Zentral- bzw. Landeskirchlichen Archive haben eine archivfachliche Aufsicht über Archive von kirchlichen Körperschaften, Einrichtungen und Werken (z.B. Pfarr-, Dekanatsarchive). Dabei überprüfen sie die Einhaltung archivischer Standards bei der Unterbringung, Erhaltung, Sicherung und Erschließung von Archivgut.

Eine solche Überprüfung erfolgt im Rahmen der Archivpflege, bei der auch eine Beratung der Registraturbildner in Bezug auf Verwaltung, Sicherung und Bewertung ihres Registraturguts/Schriftguts stattfinden kann.

In den Archivgesetzen ist der Auswertungsauftrag der kirchlichen Archive formuliert. Die Auswertung des Archivgutes erfolgt durch Vorträge, Ausstellungen, Führungen und die Veranstaltung von Tagungen, Zusammenarbeit mit Vereinen, Hochschulen und anderen Einrichtungen zur Förderung der Kirchen- und Landesgeschichte, Herausgabe archivbezogener Veröffentlichungen sowie Mitarbeit in der Fachpublizistik und der kirchen- und landesgeschichtlichen Forschung. Zur Vermittlung der Kirchengeschichte gehört auch die didaktische Aufbereitung von Dokumenten für das Internet oder den Einsatz in Schulen bzw. die Arbeit mit Schülern im Archiv. Im Rahmen der Archivpädagogik werden auch Führungen, Handschriftenlesekurse oder Praktika angeboten. Die kirchlichen Archive sind solchermaßen Teil der Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit der Kirche, die auch dazu dient, den Standort und die Bedeutung der Kirche in der Gesellschaft zu definieren und sich über das Selbstverständnis der Kirche Gewissheit zu verschaffen.

Durch eine kontinuierliche Präsenz auf unterschiedlichen Bühnen stellen die kirchlichen Archive ein unverzichtbares Kultur- und Bildungsangebot bereit. Ihre Öffentlichkeitsarbeit wirkt nach innen durch Dienstleistungen für die Trägerinstitutionen. Sie wirkt nach außen mit Angeboten für eine interessierte Öffentlichkeit. Archive bieten wissenschaftliche und populäre Veröffentlichungen, (Wander-) Ausstellungen mit Begleitprogrammen, Vorträge, Führungen und Internetpräsentationen an. Präsenzen in der Archivlandschaft sowie Kooperationen mit spartenübergreifenden nationalen und internationalen Portalen gehören dazu.

Die evangelischen Archive in Deutschland sind zusammengeschlossen im Verband kirchlicher Archive. Der Verband erfüllt Aufgaben, die von einzelnen Archiven nicht geleistet werden können, etwa die Weiterentwicklung des Archivrechts oder die Formulierung von Leistungskatalogen für die Archivierung von elektronischen Unterlagen. Er erstellt Gutachten und vertritt das kirchliche Archivwesen in der Öffentlichkeit. Außerdem organisiert der Verband Fachfortbildungen für die Mitgliedseinrichtungen und gibt die Zeitschrift „Aus evangelischen Archiven“ heraus. Dem Verband gehören landeskirchliche Archive, Diakonie- und Missionsarchive sowie Archive kirchlicher Einrichtungen mit hauptamtlicher Besetzung an.

Alle sechs Jahre wählt die Mitgliederversammlung die Verbandsleitung, die halbjährliche Sitzungen abhält. Sie erledigt die Aufgaben z.T. in Arbeitsgruppen. Die Mitglieder der Verbandsleitung wählen aus ihrer Mitte eine Vorsitzende bzw. einen Vorsitzenden und zwei Stellvertretende.

Der Verband kirchlicher Archive ist gemeinsam mit dem Verband kirchlich-wissenschaftlicher Bibliotheken in der Arbeitsgemeinschaft der Archive und Bibliotheken in der evangelischen Kirche zusammengeschlossen. Mit der Satzung der Arbeitsgemeinschaft vom 22. November 1979 wurden beide Verbände offiziell begründet (aktuelle Fassung der Satzung von 1995).