Begründung
zur Auslandsregisterverordnung

Die Verordnung über das gemeinsam zu betreibende Auslandsregister ist aus datenschutzrechtlichen Gründen erforderlich, da die bisher erhobenen und bekannten Daten zum kirchlichen Lebenslauf mit der Speicherung in einem Auslandsregister dem Zweck des „Zwischenparkens“ dieser Daten zugeführt werden.

Absatz 1 verdeutlicht den Regelungsbereich der die vorübergehend ins Ausland Verzogenen beinhaltet, wie es § 11 des Kirchengesetzes über die Kirchenmitgliedschaft (KMG) normiert. Es geht um einen bis zur erneuten Wohnsitzbegründung im Inland ausgesetzten innerkirchlichen/ zwischenkirchlichen Datenaustausch. Die Verpflichtung nach § 14 KMG wird dadurch nicht aufgehoben. Ob in der Praxis diese Doppelung eingehalten wird, oder das Auslandsregister den diesbezüglichen Part des Gemeindegliederverzeichnisses ersetzt, wird sich erweisen.

Absatz 2: Die Schaffung der organisatorischen und programmtechnischen Bedingungen für die Errichtung des Auslandsregisters ist in Abstimmung mit den Gliedkirchen aufzubauen, denn es ist ein gemeinsames Register aller Beteiligten. Die EKD tritt insofern als Dienstleister auf, dessen spätere Durchführung dem betreibenden kirchlichen Rechenzentrum obliegt.

In Absatz 3 wird auf die vorübergehende Aufgabe des Wohnsitzes im Inland, wie sie in § 11 KMG geregelt ist, Bezug genommen. Welcher konkrete Zeitraum als vorübergehender Wegzug zu betrachten ist, kann nicht genau festgelegt werden, da Auslandsaufenthalte, zum Teil beruflich bedingt, sowohl einen kürzeren als auch einen längeren Zeitraum umfassen können. Kirchlicherseits wird deswegen davon ausgegangen, dass solange keine endgültige Aufgabe des Planes einer späteren Wiederbegründung des Wohnsitzes im Inland kundgetan wird, von einer vorübergehenden Wohnsitzaufgabe ausgegangen werden muss.

Grundsätzlich haben die Gliedkirchen dafür Sorge zu tragen, dass die bei ihnen an zentraler Stelle vorgehaltenen Wegzugsdatensätze in dem entsprechenden Satzformat an die das gemeinsame Auslandsregister betreibende Stelle geliefert werden. Die Gliedkirchen stehen damit in der Verantwortung, dass diese Daten auch nicht vorzeitig automatisch einer Löschung unterzogen werden.

Darüber hinaus können Amtshandlungen eines Kirchenmitgliedes bei Bekanntgabe im gemeinsamen Auslandsregister Aufnahme finden. Hierbei sind entsprechende Nachweise oder eine Glaubhaftmachung vergleichbar einer Eintragung in einem Kirchenbuch zu verlangen. Natürlich kann die betroffene Person selbst – bei einem entsprechenden Nachweis – einen Eintrag in das Auslandsregister auslösen.

Die Einsichtnahme in das gemeinsame Auslandsregister und dessen Fortschreibung ist aus datenschutzrechtlichen Gründen zunächst anlassbezogen und aufgrund einer möglichst einfachen technischen Umsetzbarkeit und der praktischen Handhabung auf vier Personenkreise beschränkt:

Durch den letzten Personenkreis wird besonders den Auslandsgemeinden die Möglichkeit eröffnet, für eine entsprechende Fortschreibung des kirchlichen Lebenslaufes seines Mitgliedes Sorge zu tragen. Eine entsprechende Information an die deutschsprachigen Auslandsgemeinden hat diesbezüglich zu erfolgen und auf die Notwendigkeit eines gesicherten Transportweges ist hinzuweisen. Insbesondere wegen der gesicherten Transportwege und weiterer datenschutzrechtlicher Anforderungen bedarf es eines schriftlichen Antrages, der dann die entsprechende Überprüfung auslösen kann.

Hier wird das Zusammenführen der kirchlichen Amtshandlungsdaten bei erneuter Begründung eines Wohnsitzes im Inland geregelt. Aus rechtlichen, technischen und pragmatischen Gründen soll dies nicht jede Kirchengemeinde selbst, sondern jeweils die in der Gliedkirche zentrale Stelle für kirchenmitgliedschaftsrechtliche oder melderechtliche Fragen zuständige Person bzw. das von der Gliedkirche beauftragte und örtlich zuständige Rechenzentrum abrufen und in das Gemeindegliederverzeichnis einstellen. Von staatlicher Seite wird nach dem neuen OSCI/XMeld-Verfahren jeweils an die zuständige Zentrale, d.h. an das entsprechende Rechenzentrum geliefert. Dort läuft damit auch der neue Datensatz des wieder in der Bundesrepublik lebenden Kirchenmitgliedes auf. Das kann der alte, aber auch ein ganz anderer Wohnsitz sein. Mit der Wiederbegründung des Wohnsitzes wird dem Rechenzentrum auch die frühere Anschrift im In- bzw. Ausland mitgeliefert, so dass dort auch die Sensibilität gegeben ist, im gemeinschaftlich geführten Auslandsregister nach möglichen alten Daten des Kirchenmitgliedes zu seinem kirchlichen Lebenslauf nachzuforschen und dann die Zusammenführung durchzuführen. So kann der komplette Datensatz an die Gemeindeebene weitergereicht werden.

In den Absätzen 2 und 3 wird den datenschutzrechtlichen Vorgaben Rechnung getragen, dass nach einem erfolgten Abruf der Daten diese im gemeinsamen Auslandsregister und im alten – nun unzuständigen – Gemeinderegister zu löschen sind. Ebenso nach dem Tod des Kirchenmitgliedes. Damit - falls solche Meldungen nicht eingehen - es zu keinen „Karteileichen“ kommt, soll nach spätestens 120 Jahren nach dem Geburtsjahr eine Löschung erfolgen, ebenso bei nachweislich nicht oder nicht mehr bestehender Kirchenmitgliedschaft. Dies auch deshalb, weil das gemeinsame Auslandsregister kein Kirchenbuch darstellt, sondern nur ein Register, das anders als ein Kirchenbuch keine historische oder Langzeitfunktion besitzt. Anders als in Kirchenbüchern können somit Eintragungen im Auslandsregister unter den normierten Voraussetzungen gelöscht werden.

Damit der unbefriedigende Zustand des Verlorengehens und des Nicht-Wiederauffindens von Amtshandlungsdaten eines Kirchenmitgliedes, das vorübergehend ins Ausland verzogen ist, nicht länger andauert, soll die Verordnung möglichst umgehend in Kraft treten. Damit können auch die notwendigen Vorarbeiten für den späteren Betrieb zügig in Angriff genommen werden.